Gestione documentale


cover_ricerca_gestione_documentaleLa gestione dei sistemi di acquisizione e stampa e le buone pratiche d’uso per l’ottimizzazione dei documenti nelle imprese e la Pubblica Amministrazione

La ricerca – frutto della collaborazione di 13 produttori di sistemi di stampa e di gestione documentale operanti sul mercato italiano è la prosecuzione naturale del precedente lavoro sulle buone pratiche d’uso e sugli standard di riferimento relativi ai sistemi di stampa. Costituisce il secondo pilastro del piano programmatico dell’Associazione che ha osservato il documento analizzando i diversi aspetti del suo complesso ciclo di vita.

ASSO.IT propone nelle pagine della ricerca le indicazioni per attivare un processo di riorganizzazione dei servizi di acquisizione e stampa dei documenti fornendo indicazioni che vengono dal ‘campo’, cioè dalle esperienze che le 13 aziende associate hanno sviluppato da ormai qualche anno all’interno di quel mercato di circa 3,3 Miliardi di Euro che viene indirizzato dalle aziende associate.

Secondo la ricerca esistono molteplici elementi che possono contribuire a ridurre i costi dei processi documentali e di stampa, partendo dalla diversa modalità di gestione del parco macchine e dalla riduzione delle ‘inefficienze’ del sistema documentale. Una raccolta dati tra le aziende ASSO.IT e basata sulle implementazioni fatte in imprese o pubbliche amministrazioni testimonia come il risparmio di costi passando ad un modello di stampa gestita (MPS) sia mediamente superiore al 25% rispetto ai costi che si avrebbero con un modello di gestione tradizionale, e che questo risparmio possa arrivare fino al 40%.

ASSO.IT mette in evidenza nelle pagine della pubblicazione che per ottenere risultati efficaci si devono considerare specifici passaggi nel processo di riorganizzazione della gestione documentale e dei servizi di stampa. Gli esperti che hanno partecipato ai gruppi di lavoro dell’associazione hanno così individuato e condiviso tra tutte le aziende associate una ben precisa classificazione delle 5 fasi con cui deve essere strutturato il processo di organizzazione di un sistema di stampa gestiti. Nella sezione ‘Strumenti di Analisi’ della pubblicazione si possono trovare sintetiche tabelle sinottiche che individuano per ciascuna delle 5 fasi gli elementi essenziali da considerare evidenziando criticità e premialità.

La ricerca di ASSO.IT conta anche su due importanti collaborazioni. Quella di SIRMI, che ha partecipato alla stesura dei contenuti e dei dati di mercato citati, e quella di CONSIP con cui ASSO.IT ha condiviso i contenuti di indirizzo per la implementazione dei servizi di stampa gestita nella pubblica amministrazione, e fornendo case study di riferimento.

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