Cinque errori comuni nella gestione delle stampanti da ufficio (e come evitarli)

In molti uffici, le stampanti sono considerate strumenti “banali” finché non si bloccano, finiscono i consumabili o rallentano le attività quotidiane. Eppure, una buona gestione delle stampanti può fare la differenza in termini di produttività, risparmio economico e sostenibilità ambientale.

Ecco i 5 errori più comuni che le aziende commettono – e come evitarli con soluzioni semplici e pratiche.

1. Stampare troppo (e senza criterio)

Molti documenti stampati in azienda finiscono per non essere letti o usati. Il “print default” automatico genera sprechi di carta, toner e tempo.

Come evitarlo:

• Imposta le stampanti in modalità fronte/retro e in bianco e nero come predefinite.
• Incoraggia la revisione digitale dei documenti.
• Utilizza strumenti di monitoraggio.

2. Non fare manutenzione preventiva

Aspettare che una stampante si blocchi per intervenire è un errore classico. Interruzioni improvvise compromettono flussi di lavoro e generano costi imprevisti.

Come evitarlo:

• Affida la manutenzione a fornitori qualificati con contratti di assistenza programmata.
• Monitora segnali di usura, messaggi di errore ricorrenti e tempi di stampa rallentati.

3. Gestire male i consumabili

Toner finiti all’ultimo minuto? Carta non adatta? Acquisti non tracciati? Una cattiva gestione dei materiali di consumo è fonte di stress (e spreco di budget).

Come evitarlo:

• Centralizza l’approvvigionamento dei consumabili.
• Scegli fornitori che offrono sistemi di riordino automatico, ormai la maggior parte ha questo servizio come offerta standard.

4. Usare stampanti obsolete o sovradimensionate

Spesso le aziende mantengono stampanti troppo vecchie, non più efficienti o con costi di gestione superiori a quelli di modelli nuovi. Oppure, usano macchine troppo grandi rispetto alle reali esigenze.

Come evitarlo:

• Fai un audit periodico del parco stampanti.
• Scegli dispositivi multifunzione scalabili, aggiornabili e con basso consumo energetico.

5. Non formare gli utenti

Molti problemi operativi derivano da uso scorretto o inconsapevole delle stampanti. Dalle impostazioni errate alla gestione dei file da stampare, spesso basterebbe una piccola formazione per evitare sprechi.

Come evitarlo:

• Prepara guide semplici (anche visive) con le istruzioni base. ASSOIT ne ha crestata una che trovi qui: www.assoit.it/ricerche/#cinque
• Inserisci una breve formazione all’uso delle stampanti durante l’onboarding dei nuovi dipendenti.
• Sensibilizza il personale sulle buone pratiche di stampa.

Una gestione efficace delle stampanti in ufficio non richiede grandi investimenti, ma attenzione, strategia e consapevolezza.

Stampare meno, stampare meglio e stampare in modo sostenibile è possibile, e porta benefici concreti in termini di costi, efficienza e impatto ambientale.