La stampante in ufficio: da semplice output a hub di produttività e sicurezza digitale

Siamo onesti: quando pensiamo alla stampante in ufficio, la prima cosa che ci viene in mente è spesso… la carta che finisce o il toner da cambiare. Ma è tempo di aggiornare questa visione, le moderne stampanti multifunzione (MFP) sono molto più di semplici dispositivi per stampare e copiare o scansire. Sono diventati dei veri e propri hub di produttività e, cosa altrettanto importante, sono dei dispositivi che fanno parte della strategia di sicurezza IT.

Funzionalità avanzate

Proviamo a pensare a una MFP non come un dispositivo isolato, ma come un ponte tra il mondo fisico e quello digitale. Ecco alcune funzionalità che potrebbero già essere a portata di mano, o che potreste considerare:

• Scansione intelligente e digitalizzazione: trasformare una considerevole mole di documenti fisici in file digitali ricercabili, pronti per essere archiviati nel cloud, in un DMS (Document Management System) o direttamente inviati a colleghi via email.
• Workflow automatizzati: configurare le MFP per avviare processi specifici come “Scansiona e salva in cartella fatture” o “Scansiona e invia a CRM”. Questo riduce errori manuali e accelera i flussi di lavoro.
• Stampa mobile e cloud: il personale può stampare in sicurezza da smartphone, tablet o laptop, anche quando non è in ufficio, sfruttando servizi cloud e app dedicate. Flessibilità al servizio della produttività.
• Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR): scansiona un documento e renderlo subito modificabile e ricercabile. Un enorme risparmio di tempo per la gestione di contratti, report, presentazioni e tutti i documenti aziendali.

La Sicurezza: un dettaglio da tenere in considerazione, sempre

Spesso ignorate, le stampanti rappresentano potenziali punti deboli nella sicurezza della rete aziendale, ne abbiamo già parlato in una ricerca di ASSOIT scaricabile qui.

Ogni MFP moderna è un computer connesso e, come tale, necessita di attenzione:

• Autenticazione utente: implementare l’accesso tramite PIN, badge o impronta digitale. Solo gli utenti autorizzati dovrebbero poter stampare documenti sensibili o accedere alle funzionalità avanzate. Questo previene la stampa accidentale (o intenzionale) di informazioni riservate.
• Crittografia dei dati: verificare che i dati in transito (quando si stampa da remoto) e quelli archiviati temporaneamente sul disco rigido della stampante siano criptati.
• Gestione del disco rigido: le stampanti memorizzano copie di documenti stampati. Verificare che il disco sia cancellato in modo sicuro quando la stampante viene dismessa o sostituita.
• Aggiornamenti del firmware: proprio come un computer o uno smartphone, i dispositivi di acquisizione e stampa hanno bisogno di aggiornamenti regolari del firmware per correggere vulnerabilità e migliorare le prestazioni. Questo aspetto non deve essere sottovalutato.

Una MFP è un investimento in innovazione

Investire in una stampante multifunzione moderna e gestirne correttamente le funzionalità e la sicurezza non è un costo, ma un investimento che si traduce in benefici tangibili: una maggiore efficienza operativa grazie al minor tempo sprecato nella gestione dei documenti, una significativa riduzione degli sprechi attraverso una minore dipendenza dalla carta e processi più snelli, e una maggiore sicurezza dei dati per garantisce la protezione delle informazioni sensibili. È arrivato il momento di guardare ai dispositivi di acquisizione e stampa con occhi nuovi, riconoscendoli come degli alleati preziosi nel percorso di digitalizzazione e nella strategia di sicurezza della propria azienda.