CASE STUDY | Gestione Documentale: documenti al sicuro e informazioni sotto controllo
La sfida
Uno studio legale italiano fa affidamento sulla condivisione e collaborazione dei numerosi documenti dei clienti che deve gestire. Ogni caso genera una moltitudine di memorie, corrispondenza e documenti giustificativi.
Sebbene lo studio abbia digitalizzato i propri archivi cartacei da tempo, il personale dello studio continua a lottare con la gestione e l’accesso a questi file digitali, attività che richiedono molto tempo. Queste inefficienze ostacolano la capacità dello studio di collaborare con i clienti e di offrire il consueto livello di servizio.
Inoltre, lo staff è alla ricerca di una soluzione sofisticata per avvisare specifici utenti quando vengono aggiunti nuovi contenuti e per garantire l’accesso immediato a più persone che devono lavorare sullo stesso documento contemporaneamente. Un’esigenza fondamentale è quella di trovare un modo per visualizzare un profilo completo di ciascun documento senza doverlo aprire.
La soluzione
la piattaforma scelta offre la potenza e le caratteristiche tecnologiche di ultima generazione richieste dallo studio legale, ma è anche estremamente facile da imparare e da usare, poiché archivia e gestisce file elettronici utilizzando un comune sistema organizzativo basato su cartelle. L’implementazione della soluzione è altrettanto intuitiva.
La soluzione favorisce inoltre un livello più elevato di collaborazione, accessibilità e trasparenza, grazie al rapido accesso e recupero dei fascicoli e dei documenti legali in qualsiasi momento e luogo.
I risultati
Lo studio legale ha riscontrato vantaggi immediati dall’implementazione della soluzione migliorandone l’organizzazione l’accesso ai contenuti in poche ore. I benefici dalla soluzione includono:
- Tempi di risposta ai clienti significativamente più rapidi, migliorandone la soddisfazione.
- Possibilità di trovare facilmente file e documenti legali con potenti strumenti di tagging e ricerca, migliorando l’esperienza e l’efficienza.
- Gli avvocati possono accedere a tutto il materiale e aggiungere nuove informazioni caso per caso, per costruire nuove argomentazioni sulla base delle ricerche passate.
- La soluzione offre trasparenza per consentire l’accesso ai documenti e la collaborazione in tempo reale, ovunque e in qualsiasi momento.
- Riduzione dei costi di carta e stampa.