La Gestione Documentale e i suoi elementi
Gli archivi, intesi come testimonianza dell’attività umana, sono sempre esistiti. Quali siano le funzioni all’interno del contesto della civiltà umana, nacquero a partire dall’età antica e si stanno protraendo fino ad oggi con lo sviluppo delle tecnologie digitali.
La gestione documentale digitale è un processo sistematico di organizzazione, archiviazione, recupero e gestione dei documenti e delle informazioni. Questo processo si avvale di tecnologie e metodologie specifiche per garantire il loro raggruppamento, migliorare la ricerca e la condivisione dei documenti secondo parametri di efficienza, sicurezza e conformità alle normative vigenti.
La gestione documentale è diversa dalla dematerializzazione, ossia il processo che prevede la conversione di documenti cartacei in digitali, con la finalità di renderne più agevole la circolazione e l’utilizzo, oltre che diminuire gli sprechi. La dematerializzazione è il primo passo verso la gestione documentale.
Grazie al cloud, i documenti che vi risiedono possono essere accessibili a tutti gli utenti autorizzati, in particolare a quelli remoti e, con le funzionalità di firma grafometrica e digitale, è possibile oggi anche accelerare gli iter approvativi.
Con la conservazione sostitutiva, l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici, si garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, così come previsto dal dall’art.44 del CAD dall’Agenzia Digitale per l’Italia.
Quali sono gli elementi della gestione documentale?
Creazione e cattura: include la creazione di nuovi documenti e la cattura di documenti esistenti, sia fisici che digitali, tramite digitalizzazione o importazione da fonti elettroniche.
Archiviazione: consiste nel salvare i documenti in un sistema di gestione documentale (Document Management System – DMS), dove vengono classificati, indicizzati e organizzati in modo tale da essere facilmente reperibili.
Organizzazione e indicizzazione: i documenti vengono organizzati in categorie logiche e indicizzati con metadati per facilitare la ricerca e il recupero.
Accesso e recupero: il DMS permette agli utenti autorizzati di accedere ai documenti in modo rapido e sicuro, grazie a funzioni di ricerca avanzate.
Sicurezza: questi sistemi implementano misure di sicurezza per proteggere i documenti da accessi non autorizzati, perdite e alterazioni, garantendo anche la conformità alle normative sulla privacy e sulla protezione dei dati.
Flussi di lavoro e automazione: molti DMS includono funzionalità di automazione dei processi, come l’instradamento automatico (routing) dei documenti per approvazioni e revisioni, riducendo i tempi e migliorando l’efficienza operativa.
Conservazione: la gestione documentale include politiche e procedure per la conservazione a lungo termine dei documenti in conformità con le normative vigenti.
Collaborazione: i DMS facilitano la collaborazione permettendo l’accesso condiviso ai documenti, la modifica simultanea e il controllo delle versioni.
Monitoraggio e audit: i sistemi di gestione documentale tracciano le attività sui documenti, fornendo un registro delle modifiche e degli accessi per fini di audit e conformità.
