La Gestione Documentale nel settore sanitario
Ottimizzare l’efficienza nei reparti ospedalieri, vincere la sfida legata alla carenza di personale sanitario grazie anche alla gestione documentale è possibile.
Con il personale concentrato sui trattamenti specialistici, i carichi di lavoro sono spesso ulteriormente aggravati dagli oneri amministrativi.
Qualsiasi decisione strategica che aiuti ad alleggerire un po’ questa pressione amministrativa può fare una differenza reale a tutti i livelli dell’assistenza sanitaria. L’aggiornamento delle tecnologie è in grado di contribuire, per esempio, a ridurre il carico di lavoro amministrativo sia del personale preposto che degli operatori sanitari in corsia.
La tecnologia di gestione documentale più recente, se implementata correttamente, può fare esattamente questo: fornire uno strumento per completare in modo rapido ed efficiente i task amministrativi quotidiani che richiedono tempo ai margini delle operazioni ospedaliere.
Sono molte le strutture sanitarie che hanno preso la decisione strategica di adottare soluzioni di gestione documentale, ecco uno dei casi che potete trovare nella ricerca di ASSOIT La gestione documentale dei sistemi di acquisizione e stampa.
CASE STUDY – Efficienza ospedaliera e innovazione digitale, il ruolo cruciale della gestione documentale
La sfida
Questa struttura offre numerosi servizi sanitari, è articolata in sette edifici ed è dotata di 185 posti letto, sette sale operatorie e due sale parto.
È inoltre presente un Pronto Soccorso Generale a cui accedono circa 25.000 pazienti l’anno, mentre i ricoveri si attestano annualmente a 10.000 e le prestazioni ambulatoriali a 90.000.
Ogni giorno l’Ospedale riceve e produce documenti cartacei e digitali da gestire, protocollare e archiviare (per un totale di circa 600 protocollazioni ogni mese).
Il sistema documentale non era però adeguato a supportare i flussi di lavoro. Le attività venivano dunque prevalentemente gestite in modalità manuale mediante i “classici” faldoni con inefficienze e rallentamenti e una ricerca delle cartelle difficoltosa.
La soluzione
La piattaforma adottata consente all’Ospedale di gestire tutti i documenti, sia in entrata che in uscita, in qualunque formato (mediante una scansione i documenti cartacei vengono caricati in automatico sulla piattaforma). La registrazione del protocollo e i processi di validazione, distribuzione e archiviazione sono stati completamente automatizzati.
I risultati
Oggi l’Ospedale è in grado di gestire ogni tipologia di documento, rendendo le attività di protocollazione omogenee per tutti i reparti con un workflow automatizzato.
Le informazioni sono archiviate e condivise con la massima sicurezza e semplicità, ottenendo inoltre una riduzione dei costi e ottimizzando i consumi di carta.
Altri vantaggi della soluzione:
- Processi più rapidi, agili e integrati
- Maggiore produttività
- Facilità d’uso della soluzione
- Sicurezza e qualità dei dati e delle informazioni
- Possibilità di accedere ai documenti anche da remoto dal momento che la soluzione è basata sul cloud
- Flessibilità e scalabilità
- Possibilità di introdurre piccole modifiche funzionali in totale autonomia, ad esempio per migliorare un flusso di lavoro in base a nuove esigenze.