La Gestione Documentale nel settore manifatturiero
Per stare un passo avanti rispetto alla concorrenza, il time-to-market deve essere significativamente ridotto continuando allo stesso tempo a rispettare rigorosi standard di reportistica, conformità e sicurezza. Per il settore manifatturiero queste esigenze richiedono un sistema di gestione documentale e processi di lavoro più trasparenti.
Con questa tipologia di soluzioni, tutti i documenti relativi a un processo produttivo, logistico o contabile sono digitalizzati in tutta l’azienda e conservati in un archivio centrale. Che si tratti di lavorare con disegni di progettazione, ordini di materiali, documenti di produzione, ordini di vendita o fatture, gli utenti possono accedere a tutti i documenti in qualsiasi momento da qualunque luogo. Questo accesso immediato consente di accelerare la produzione, ridurre i rischi e contenere i costi.
Sono molte le aziende manifatturiere che hanno preso la decisione strategica di adottare soluzioni di gestione documentale, ecco uno dei casi che potete trovare nella ricerca di ASSOIT La gestione documentale dei sistemi di acquisizione e stampa.
CASE STUDY Cloud, scalabilità, flessibilità e sicurezza per un’importante produttore di carte da parati
La sfida: il cliente che ha adottato la soluzione di gestione documentale è un importante produttore di carte da parati e rivestimenti murali, l’azienda è caratterizzata da elevati standard di
stile e di qualità. L’azienda basava i propri flussi di lavoro su documenti cartacei che richiedevano una gestione manuale con tutte le problematiche che essa comporta. Disponeva di un sistema documentale che non era più aggiornato e in grado di rispondere all’evoluzione crescente delle esigenze. Gli archivi erano gestiti a silos dai singoli dipartimenti a discapito della centralizzazione e dell’omogeneità. Le esigenze erano quelle di trovare una soluzione semplice da usare per digitalizzare i documenti conservandoli in un repository centralizzato. Un’ulteriore esigenza era quella di automatizzare i processi e di avere un workflow flessibile.
La soluzione: la soluzione adottata permette di gestire in modo automatico i documenti passivi: dal flusso approvativo iniziale all’emissione dell’ordine, alla gestione delle fatture e dei documenti di trasporto.
I risultati: l’azienda è soddisfatta della flessibilità della soluzione che offre la possibilità di introdurre piccole modifiche funzionali in totale autonomia quando, ad esempio, è necessario modificare un flusso di lavoro in base a nuove esigenze.
Altri benefici ottenuti sono:
- La scalabilità del sistema
- La sicurezza delle informazioni
- La possibilità di personalizzare i workflow
- L’archivio risiede su Cloud che permette di richiamare informazioni e documenti con qualsiasi dispositivo e dovunque.