Come gestire un contratto di lavoro in formato digitale con lo stesso valore probatorio di un contratto cartaceo e firmato in modalità autografa
Una soluzione per i consulenti del lavoro ingaggiati dalle imprese per gestire, tra le altre cose, anche la stipula e la sottoscrizione dei contratti con i dipendenti. Un processo spesso ripetitivo e soprattutto oneroso in termini di aspetti logistici.
La sfida
Supportare il processo di digitalizzazione dei contratti seguito dagli studi di Consulenti del Lavoro.
Il Cliente
Un’associazione di categoria, la sua diffusione copre quasi tutto il territorio nazionale, contando attualmente 94 Unioni Provinciali e 16 Consigli Regionali. Gli iscritti sono oltre 7800 (dato aggiornato al 2024) e assistono complessivamente circa 2 milioni di aziende. L’associazione promuove, rappresenta, tutela e difende gli interessi professionali e sindacali di una categoria di consulenti, anche nelle sedi giudiziarie, e si pone l’obiettivo di accrescere, sviluppare e valorizzare l’immagine e le funzioni professionali degli associati.
La soluzione
La soluzione consiste nell’integrazione di due servizi fondamentali per poter gestire un contratto di lavoro in formato digitale con lo stesso valore probatorio di un contratto redatto in forma cartacea e firmato in modalità autografa.
Secondo le indicazioni dell’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale), un documento digitale per non essere “liberamente” valutato in giudizio e quindi avere la certezza che possa essere utilizzato in un contenzioso, deve essere siglato, da ogni parte coinvolta, con una firma elettronica e successivamente conservato a norma.
Il DMS permette agli studi dei consulenti di gestire questi due servizi, spesso non integrati tra loro, in un’unica piattaforma che offre al consulente una visione di insieme dell’intero processo. Offrendo inoltre la possibilità di inviare in firma il documento da remoto, consentendo ad ogni firmatario di siglare il contratto da qualsiasi dispositivo con la stessa valenza di una firma in presenza.
Un ulteriore servizio è la possibilità di avere un certificato di firma elettronica qualificata (FEQ) pur non dovendo registrarsi presso la Certification Authority. Questo comporta un risparmio di tempo per il consulente ma anche per il datore di lavoro che non deve registrare ogni collaboratore nella piattaforma del fornitore del servizio ma usufruire dello SPID o CIE per il processo di riconoscimento del firmatario.
I benefici ottenuti
L’innovazione di gestione dei contratti di lavoro non comporta il dover cambiare gran parte dell’operatività giornaliera ma solo l’ultimo “miglio” che consente un risparmio di tempo e una riduzione dei costi degli studi.