L’evoluzione dell’office printing nei prossimi cinque anni: tra riduzione dei volumi e crescita del valore

Il mercato delle tecnologie di stampa e acquisizione documentale sta attraversando una fase di trasformazione: nonostante la digitalizzazione e la diminuzione dei volumi di stampa tradizionali, il settore non è statico né in declino. Al contrario, diversi segmenti registrano crescita stabile e nuove opportunità.

In Italia, secondo il Centro Studi ASSOIT, il mercato delle stampanti e delle tecnologie di stampa sta attraversando una fase di trasformazione: nonostante la digitalizzazione e la diminuzione dei volumi di stampa tradizionali, il settore non è statico né in declino. Al contrario, diversi segmenti registrano crescita stabile e nuove opportunità.

Nel 2026 il mercato globale delle stampanti d’ufficio e delle tecnologie correlate non si trova in una fase di declino lineare, ma in una fase di trasformazione profonda del valore competitivo. Secondo un recente report di Mordor Intelligence, l’intero mercato delle stampanti dovrebbe crescere da circa 70 miliardi di dollari nel 2026 a quasi 89 miliardi entro il 2031, con un tasso di crescita annuo composto (CAGR) vicino al 4,85 % nel periodo di previsione 2026-2031.[1] Questa dinamica indica che, pur con un calo dei volumi di stampa su carta, il settore mantiene un solido potenziale di fatturato grazie all’evoluzione delle tecnologie e all’integrazione con servizi a valore aggiunto.

Un segmento chiave di questa evoluzione è rappresentato dalle stampanti multifunzione (MFP), che consolidano più funzioni in un’unica piattaforma e diventano sempre più rilevanti nei contesti di lavoro ibrido. Le stime di mercato, secondo Future Market Report evidenziano una crescita costante del segmento MFP, con proiezioni significative fino al 2032 e oltre, e una maggiore adozione soprattutto nei contesti aziendali e nelle PMI che cercano di ridurre i costi operativi e semplificare la gestione dei dispositivi.[2]

Parallelamente, il mercato dei Managed Print Services (MPS) sta evolvendo come elemento strategico nei piani di digitalizzazione delle imprese. Un report di SNS Insider indica che il mercato globale MPS, valutato a circa 49,6 miliardi di dollari nel 2025, potrebbe raggiungere oltre 106 miliardi entro il 2033, con un CAGR di quasi l’9 % nel periodo 2026-2033.[3] Questo riflette non solo la domanda di servizi di stampa gestiti, ma soprattutto un interesse crescente per la ottimizzazione dei costi, la sicurezza documentale e il supporto alle strategie di lavoro ibrido e remoto.

Dal punto di vista del management aziendale, questi dati hanno implicazioni operative e competitive molto chiare. Le organizzazioni stanno progressivamente spostando l’attenzione dalla mera acquisizione di dispositivi al governo dell’intera infrastruttura di stampa tramite contratti di servizio, analisi dei dati di utilizzo, automazione dei processi e integrazione con piattaforme cloud. In questo contesto, non è più sufficiente proporre un parco stampanti efficiente dal punto di vista hardware: la differenziazione competitiva passa attraverso l’offerta di servizi di gestione intelligente, che includano monitoraggio in tempo reale, manutenzione predittiva, controllo dei consumi e compliance con i requisiti di sicurezza dei dati.

La salvaguardia delle informazioni è un punto imprescindibile nelle attività delle imprese. Tutti i produttori associati ad ASSOIT hanno dotato i loro dispositivi di acquisizione e stampa con funzionalità che garantiscono la protezione delle informazioni. La sicurezza viene applicata a 360°: hardware e software, applicazioni, sistema operativo, firmware, BIOS, e disco fisso; questo per assicurare che i processi di gestione dei documenti e delle stampe siano conformi alle più stringenti normative.

In linea con le evidenze raccolte da Quocirca, la spinta verso l’integrazione di tecnologie come AI, cybersecurity e cloud computing nel mondo stampanti e MPS è percepita come una delle principali direttrici di investimento da parte delle imprese. Secondo Quocirca, oltre il 64 % delle organizzazioni prevede di aumentare gli investimenti in AI applicata all’infrastruttura di stampa, mentre circa il 56 % indica il cloud come elemento prioritario per l’evoluzione del proprio parco macchine.

Questo cambiamento sottolinea come il management non consideri più la stampa come un costo isolato, ma come un componente integrato della strategia IT e di sicurezza aziendale.[4]

La trasformazione digitale, inoltre, sta favorendo l’emergere di soluzioni di cloud printing dedicate, che consentono di superare le limitazioni dei server di stampa tradizionali e di offrire maggiore mobilità, scalabilità e controllo centralizzato. Le analisi di mercato sul cloud printing mostrano tassi di crescita sostenuti, con proiezioni che vedono un’espansione significativa anche in termini di adozione da parte delle grandi imprese e delle istituzioni, riflettendo la crescente richiesta di interoperabilità con gli ecosistemi applicativi aziendali e di semplificazione dei processi, come evidenziato da Industry Research.

Un tema che è ormai centrale nelle scelte aziendali è la sostenibilità. Le politiche di riduzione della carta e dei consumi energetici sono state incorporate nei piani ESG di molte aziende, e le soluzioni di stampa innovative devono rispondere a requisiti di efficienza energetica, uso di materiali riciclati e riduzione degli sprechi. Le tecnologie di gestione di stampa aiutano le organizzazioni a monitorare in modo granulare i loro impatti ambientali e a tradurli in indicatori concreti di performance operativa e reputazionale.

Un punto a favore dei fornitori di soluzioni di stampa, digitalizzazione e gestione documentale associati ad ASSOIT, è l’attenzione posta alla progettazione dei sistemi studiati e ottimizzati per il risparmio energetico, economico e per il riciclo. Oggi, con le attuali metodologie e tecnologie di riciclo, è possibile riutilizzare più del 90% dei materiali che compongono una stampante, toccando anche punte del 95%.

Dal punto di vista competitivo, il mercato sta diventando più frammentato e orientato alla specializzazione. Oltre ai tradizionali vendor di hardware come i grandi produttori di stampanti e multifunzione, stanno emergendo fornitori di servizi gestiti, software di gestione documentale e piattaforme cloud native che offrono pacchetti integrati. Per un manager responsabile di un’organizzazione medio-grande, valutare queste offerte significa considerare non solo il TCO (Total Cost of Ownership) dell’hardware, ma anche il valore generato dall’integrazione, dalla sicurezza, dall’automazione e dalla compliance normativa.

In conclusione, la direzione per i prossimi cinque anni nel settore dell’office printing è chiara: la stampa aziendale si sposterà da un modello focalizzato sul dispositivo a uno incentrato su servizi, integrazione dei dati e digitalizzazione dei processi documentali. I manager che sapranno allineare l’evoluzione tecnologica con le priorità di business—sostenibilità, sicurezza, efficienza e agilità organizzativa—non solo ridurranno i costi operativi, ma trasformeranno l’infrastruttura di stampa in un elemento abilitante per l’intera organizzazione.

La gestione documentale è un punto cardine per l’innovazione della pubblica amministrazione delle aziende private. La gestione documentale rappresenta uno dei pilastri fondamentali della mappa degli intenti strategici di ASSOIT. La digitalizzazione dei documenti e la loro gestione efficiente sono essenziali per garantire trasparenza, sicurezza e accessibilità.

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[1] Analisi delle dimensioni e della quota di mercato delle stampanti – Tendenze di crescita e previsioni (2026-2031)

[2] Panoramica del mercato Stampanti multifunzioni

[3] Managed Print Services Market to Surpass USD 106.43 Billion by 2033, Owing to Cost Optimization and Secure Document Management Demand | Report by SNS Insider

[4] Managed Print Services, 2024 How MPS is supporting workplace transformation. Quocirca