Perché il Managed Print Services non è più solo “riduzione dei costi”
Per molti anni il Managed Print Services è stato percepito come uno strumento tattico, utile soprattutto a razionalizzare il parco stampanti, ridurre il numero di dispositivi e abbassare il costo per pagina. In questa visione, l’MPS era essenzialmente una forma di outsourcing della stampa: l’azienda delegava la gestione operativa a un fornitore esterno in cambio di risparmi economici e maggiore semplicità amministrativa.
Questa interpretazione oggi è non solo incompleta, ma rischia di essere fuorviante. Il Managed Print Services si è evoluto profondamente e si sta trasformando in un vero modello di servizio strategico, orientato non più solo al contenimento dei costi, ma all’efficienza dei processi, alla sicurezza delle informazioni, alla sostenibilità ambientale e all’uso intelligente dei dati.
Il primo grande cambiamento riguarda il perimetro stesso dell’MPS. Non si parla più soltanto di dispositivi di stampa, ma di infrastrutture documentali. Le soluzioni moderne includono scanner, software di gestione dei flussi, integrazione con sistemi ERP e piattaforme cloud, autenticazione degli utenti, controllo degli accessi e monitoraggio continuo delle attività. In questo scenario, la stampa diventa un punto di ingresso e di uscita dei dati aziendali, e il servizio gestito assume un ruolo chiave nel garantire continuità operativa e qualità dei processi.
Un secondo elemento centrale è la sicurezza. Le stampanti e i sistemi documentali sono oggi veri e propri endpoint IT, connessi alla rete e potenzialmente vulnerabili come qualsiasi altro dispositivo. I modelli evoluti di MPS includono funzionalità avanzate di cybersecurity: autenticazione forte, cifratura dei dati, tracciabilità delle operazioni, gestione delle identità e integrazione con le policy di sicurezza aziendali. In molte organizzazioni, soprattutto in settori regolamentati come sanità, finanza o pubblica amministrazione, il valore dell’MPS non è più legato al risparmio economico, ma alla riduzione del rischio operativo e reputazionale.
Anche la sostenibilità ha cambiato profondamente il significato del Managed Print Services. In un contesto in cui le aziende devono rendicontare le proprie performance ESG e dimostrare concretamente il loro impegno ambientale, l’MPS diventa uno strumento di governo dei consumi. Si tratta di stampare meglio, monitorando l’uso delle risorse, ottimizzando l’energia, riducendo gli sprechi di carta e consumabili e tracciando l’impatto ambientale dei processi documentali. Il servizio gestito permette di trasformare la sostenibilità da principio astratto a pratica misurabile.
Un altro aspetto sempre più rilevante è l’uso dei dati e degli analytics. I moderni sistemi MPS generano una grande quantità di informazioni sui comportamenti di stampa, sui flussi documentali, sulle performance dei dispositivi e sull’utilizzo delle risorse. Questi dati, se analizzati correttamente, diventano una leva di governance. Consentono di prendere decisioni basate su evidenze, di ridisegnare i processi, di individuare inefficienze organizzative e di migliorare l’esperienza degli utenti interni. L’MPS evolve così da servizio operativo a strumento di business intelligence applicato al mondo documentale.
Infine, va considerato il legame sempre più stretto tra MPS e innovazione digitale. In molte organizzazioni, il percorso di digitalizzazione parte proprio dai documenti: dalla scansione intelligente alla classificazione automatica, dalla firma elettronica alla conservazione digitale. I Managed Print Services diventano il punto di raccordo tra il mondo fisico e quello digitale, accompagnando l’azienda in una transizione graduale, pragmatica e sostenibile.
Ridurre l’MPS a una questione di costi significa ignorare questa evoluzione. Oggi il vero valore del Managed Print Services non è tanto nel risparmio immediato, quanto nella capacità di abilitare processi più efficienti, sicuri, sostenibili e data-driven. È un modello che parla sempre meno di stampanti e sempre più di organizzazione, governance e qualità del lavoro.
In questo senso, l’MPS non è più un servizio accessorio, ma una componente strutturale dell’infrastruttura digitale delle imprese. E come tutte le infrastrutture strategiche, il suo valore si misura non solo in termini economici, ma in termini di resilienza, controllo e capacità di evolvere nel tempo.